Officeecke, Tipps und Tricks

Herzlich willkommen in unserer Officeecke

Hier möchten wir Ihnen einige Tipps und Tricks aus unseren Office-Projekten und Office-Trainings zeigen. Das Ganze ohne Gewähr, dass es auch mit Ihrer Office-Version funktioniert. Allerdings gibt es sehr viele Tipps die bereits seit Office 97 integriert sind und nur noch darauf warten entdeckt zu werden.

Nun viel Spaß beim Lesen, Entdecken und Probieren...

Kurztasten in PowerPoint

Eintrag am: 17.01.2021 | gültig ab Version 2016 / M365

Kurztaste	Beschreibung
Strg + N	Neue Präsentation
Strg + M	Neue Folie
Tab	Springen zum nächsten Objekt der aktuellen Folie
Strg + D	Duplizieren von Objekten
Strg + Leertaste	Alle manuellen Text-Formatierungen im markierten Text zurücksetzen
Alt + F9	Führungslinien ein- / ausblenden
Strg + Maus ziehen	Formen und Objekte werden aus dem Mittelpunkt heraus gezogen
Shift + Maus ziehen	Bei Formen und Objekte bleiben die Proportionen gleich (Kreis, Quadrat)
Alt + Maus ziehen	Setzt die Rasterung nur für diese Aktion außer Kraft
F5	Start der Präsentation ab der 1.Folie
Shift + F5	Start der Präsentation ab der aktuellen Folie

Folgende Kurztasten	nur während der Bildschirmpräsentation
Zahl + Enter	wechselt zur Folie mit der eingegebenen Zahl
B oder W	Black, white -> zeigt einen schwarzen / weißen Blidschirm (an/aus)
Strg + L	Schaltet den virtuellen Laserpointer ein/aus
Strg + Mausrad	Zoomen in der aktuell sichtbaren Folie
G	Zeigt während der Präsentation die Folienübersicht (an/aus)
F1	Zeigt eine Übersicht aller Tastenkombinationen (an/aus)
ESC	Präsentation beenden

Die Liste ist natürlich nicht vollständig. Es sind die Tastenkombinationen die wir, während der täglichen Arbeit mit PowerPoint, wohl am häufigsten verwenden.

Ausgewählte Kurztasten/Shortcuts für Outlook

Eintrag am: 20.09.2020 | gültig ab Version 2016 / M365 / O365

Kurztaste (allgemein)	Beschreibung
Strg + N	Neues Element (z.B. Neue Email, Neuer Termin, Neue Aufgabe)
Strg + Zahl	Ansicht wechseln (Strg + 1 = Email; Strg + 2 = Kalender; Strg + 3 Personen; Strg + 4 = Aufgaben)
Shift + Entf	Löscht markierte Elemente endgültig (gelangen dann nicht in den Papierkorb)

Kurztaste (im Kalender)	Beschreibung
Alt + Zahl	Kalenderansicht (Alt + 1 = Ein Tag; Alt + 2 = Zwei Tage; … Alt + 0 = Zehn Tage)
TIPP: Alle Freitage nebeneinander	Dazu im Vorschaukalender den ersten Freitag anklicken und mit gedrückter STRG-Taste alle weiteren Freitage anklicken
TIPP: Neuer Eintrag	Zeitraum markieren -> dann einfach schreiben -> Enter -> weitere Optionen anschließend über's Menüband festlegen.

Kurztaste (im Postfach)	Beschreibung
Strg + R	Antworten
Strg + Shift + R	Allen Antworten
Strg + F	Weiterleiten
Strg + U	Element(e) als ungelesen markieren
Strg + Q	Element(e) als gelesen mearkieren

Beim Schreiben einer Mail	Beschreibung
@ + Namen	Erwähnte Person erscheint automatisch bei "An"
Strg + Shift + B	Adressbuch öffnen
Alt + S	Senden
Strg + P	Drucken

Outlook: Suchen und Finden

Eintrag am: 20.09.2015 | gültig ab Version 2010 | Erweitert am 1.8.2019

Es gibt einige Schlüsselwörter die Sie schnell in die Suchzeile von Outlook (ab Version 2010) eingeben können. Den umständlichen Weg über die erweiterte Suche müssen Sie dann nicht gehen.

Hier eine Zusammenfassung der wichtigsten Schlüsselwörter:

Eingabe in Suchzeile	Findet alle Objekte...	Hinweis/Verknüpfungstyp
Roland ODER Nadja	die "Nadja" oder "Roland" enthalten	ODER / OR - Verknüpfung
"Roland Schwarz"	die Roland Schwarz genau in dieser Schreibweise (mit einer Leertaste dazwischen) enthalten	Ist zum Beispiel bei einer Suche nach Telefonnr. oder einem Datum hilfreich
Roland UND Nadja alternative Eingabe "Roland" "Nadja"	die Roland und Nadja (an beliebiger Stelle) enthalten	UND / AND - Verknüpfung
Roland UND NICHT Nadja alternative Eingabe "Roland"-"Nadja"	die Roland und nicht Nadja (an beliebiger Stelle) enthalten	UND NICHT / AND NOT - Verknüpfung

Wichtige Hinweise dazu:

Die Schlüsselwörter UND ODER NICHT müssen in Großbuchstaben eingegeben werden. Ab der Version M365/2019 müssen Sie statt den deutschen Schlüsselwörtern die englischen Begriffe AND OR bzw. NOT verwenden.

Die Suche erkennt generell keine Jokerzeichen (* oder ?). Sie findet immer nur Worte oder Wortanfänge. Ausnahme die Suche findet auch Wortanfänge in zusammengesetzten Wörtern.

Beispiel:
Sucheingabe: Training findet alles mit Training aber auch z.B. Grundtraining.
Sucheingabe: ning findet weder Training noch Grundtraining (da ning kein Wortanfang ist)

Eine komplette Aufstellung mit weiteren Suchmöglichkeiten findet Sie hier:
http://office.microsoft.com/de-de/outlook-help/...

Excel: Die Rangfolge in einer Pivottabelle als zusätzliche Spalte anzeigen

Eintrag am: 20.09.2015 | gültig ab Version 2003

Nur ein paar Handgriffe sind notwendig, dann kann in einer Pivottabelle auch eine Rangfolge angezeigt werden und die besten 5, 10 oder beliebige Anzahl von Kunden werden angezeigt.

Vorbereitung der Rangfolge: Falls, wie links gezeigt, die Rangfolge aus der Spalte "Gesamt" zusätzlich in der Pivottabelle angezeigt werden soll, ziehen Sie zunächst die Spalte Gesamt ein 2. Mal von der Feldliste in den Werte-Bereich.

Über einen Doppelklick auf die Überschrift (im Beispiel auf Zelle G3) passen Sie die Einstellungen dann wie folgt an:

- Wertfeldeinstellungen: "Werte anzeigen als - Rangfolge nach Größe (absteigend)"
- Basisfeld: "Kunde"

In der Zelle A3 setzen Sie dann noch den "Wertefilter - TopTen" auf die "Obersten 5 Elemente nach Gesamt"

Die komplette Schritt für Schritt- Anleitung gibt es hier als .pdf-Datei zum download.

Kurztasten in Word

Eintrag am: 18.09.2015 | gültig ab Version 2003

Kurztaste	Beschreibung
Strg + Mausrad	Zoom-In und Zoom-Out
Strg + A	Alles markieren (entspricht "Dreifach-Klick" mit Maus)
Strg + C, V, X, Z	Kurztasten für kopieren(c), einfügen(v), ausschneiden(x), rückgängig(z)
Strg + Alt + V	Entspricht dem Befehl "Inhalte einfügen"
Strg + Leertaste	alle manuellen Formatierung im Absatz zurücksetzen
Alt + 1, 2, 3	Absatz-Formatvorlage "Überschrift 1" "..2" "..3" zuweisen
F9	markierte Felder aktualisieren
Alt + F9	Feldfunktion ein/ausblenden
Strg + F9	Strg + F9 fügt einen "Stoppcode" für einfache Formulare ein beim Ausfüllen wird der Stoppcode mit F11 "angesprungen" mit Shift+F11 wird zum davorliegenden Stoppcode "zurückgesprungen"
Strg + Enter	Manueller Seitenumbruch
Alt + F11	wechselt in den Visual-Basic Editor und wieder zurück
Eigene Kurztasten erstellen	"Datei-Optionen-Menüband anpassen" dort -> "Tastenkombinationen: Anpassen..." anklicken

Die Liste ist natürlich nicht vollständig, aber es sind die Tastenkombinationen die wir, während der täglichen Arbeit mit Word oder Outlook, wohl am häufigsten verwenden. Die oben gezeigten Kurztasten gibt es hier zusammen mit den Kurztasten für Excel als .pdf-Datei zum download.

Kurztasten in Excel

Eintrag am: 12.09.2015 | gültig ab Version 2007 (dt)

Kurztaste	Beschreibung
Strg + Pfeiltaste	Sprung zum jeweiligen Ende der Tabelle
Strg + Shift + Pfeiltaste	Markiert den Sprung zum jeweiligen Ende der Tabelle
Strg + Mausrad	Zoom-In und Zoom-Out
Strg + +	Zeile, Spalte oder Zellen einfügen (abhängig von der Markierung)
Strg + -	Zeile, Spalte oder Zellen löschen (abhängig von der Markierung)
Strg + .	Aktuelles Datum einfügen
Strg + :	Aktuelle Uhrzeit einfügen
Maus ziehen + Strg	beim Markieren: können so nicht zusammenhängende Bereiche markiert werden. beim Verschieben: von Zellbereichen oder Blättern werden diese nicht verschoben sondern kopiert. beim Kopieren: von Zellinhalten werden diese entweder kopiert oder als Zahlenreihe ausgefüllt (hochgezählt)
Strg + A	Aktuellen Bereich markieren; beim 2x ist alles markiert
Strg + C, V, X, Z	Kurztasten für kopieren(c), einfügen(v), ausschneiden(x), rückgängig(z)
Strg + Alt + V	Entspricht dem Befehl "Inhalte einfügen"
Strg + 1	Zelle(n) formatieren
Bei Formeln in Zelle F2, ESC, F4	F2 = Formeln bearbeiten ESC=Bearbeitung ohne Änderung abbrechen F4=$Zeichen in Formel einsetzen (mehrfach betätigen)
Strg + Shift + 1..6	Kurztasten für Zahlenformate Strg+Shift+1 = Tausender mit 2 Kommastellen Strg+Shift+2 = Expotentialschreibweise zur Basis 10 Strg+Shift+4 = Währung mit 2 Kommastellen Strg+Shift+5 = Prozent Strg+Shift+6 = Standard
F11	Erstellt aus dem markierten Bereich ein Diagramm
Alt + Enter	Erzeugt bei der Texteingabe in einer Zelle einen Zeilenumbruch
Alt + F11	wechselt in den Visual-Basic Editor und wieder zurück

Die Liste ist natürlich nicht vollständig. Es sind die Kurztasten die wir, bei der Arbeit mit Excel, immer wieder verwenden. Die oben gezeigten Kurztasten gibt es hier zusammen mit den Kurztasten für Word als .pdf-Datei zum download.